IMS-Systeme – Informationsmanagement

Alles für Deine Selbstbestimmung und Unabhängigkeit!

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IMS-Systeme
IMS-Systeme

IMS-Systeme sind „Integrierte Managementsysteme“. Diese beinhalten die wichtigsten ISO-DIN-Normen. Die Basis ist die ISO 9001 – Das Qualitätsmanagement. Darauf können weitere System aufgesetzt werden – Energiemanagement – ISO 50001, Umweltschutz – ISO 14001, Arbeitsschutz – ISO 18001 und z.B. die Datenschutznorm – ISO 27001. Durch die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems sind die notwendigen Daten/ Informationen für die zusätzlichen Normen schon vorhanden. Diese lassen sich so „integrieren“ und für Deinen Erfolg nutzen.

Warum sollte ich auf die Normen zurückgreifen?

  • Es gibt für einige Firmen je nach Größe und Geschäftszweck die gesetzliche Pflicht.
  • Manche große Hersteller geben ihren Lieferanten entsprechende Mindestnormen vor, um die eigenen Prozesse zu vereinfachen.
  • Jeder, der sich an die Normen hält, wird bei entsprechender Umsetzung erfolgreich. Es sind international erprobte und optimierte Systeme zur Steuerung Deiner Firma.
  • Die recht kostspielige Zertifizierung ist nicht immer notwendig.

Wie führe ich IMS-Systeme in meiner Firma ein?

Phase 1 – Die Vorbereitung

  1. eine Entscheidung zur Einführung auf Geschäftsleitungsebene fällen. Dabei muss ein Gesamt-Verantwortlicher bestimmt werden. Der sucht dann Teilbereichs-Verantwortliche aus. Dazu eignen sich Bereichsleiter, die täglich aktiv in dem Bereich arbeiten – Der Gesamtpersonalleiter z.B. für den Personalbereich.
  2. Es muss eine klare Zieldefinition geben. Soll es eine offizielle Zertifizierung durch DEKRA etc. geben oder nur ein internes Kontrollsystem sein?
  3. Es braucht einen zeitlichen Rahmen und eine hohe Priorisierung, damit es auch fertig wird.
  4. Es muss festgelegt werden, in welcher Form die Informationen aufgeschrieben werden sollen – Papier und/oder welche Software.
  5. Es werden die Mitarbeiter/ Lieferanten etc. informiert.

Phase 2 Die Arbeitsphase – Der PDCA-Prozess

  1. Den PDCA-Prozess den Mitarbeitern beibringen – Plan-Do-Check-Act

Dieser theoretische Prozess ist die Basis von allen Normen.

Planen: Ich definiere ein Ziel – z.B. optimale telefonische Kundenbetreuung.

Tun: Setze es wie geplant um.

Kontrolliere: Überprüfe das Ergebnis. Entspricht es der Planung? Gab es Probleme?

Handle: Verändere den Prozess so lange, bis das Ergebnis mit der Planung übereinstimmt.

Führe über alles Protokoll!

Phase 3 Die Einführung

  1. Die Verantwortlichen sammeln alle Protokolle der Arbeitsphase ihres Bereiches.
  2. Sie bringen alle die Informationen in Form von „Arbeitsanweisungen“ auf Papier/ in die Software. Hierbei entsteht erstes Optimierungs-Potential, weil die Abläufe nun klar beschrieben sind.
  3. Die optimierten Anweisungen werden mit der Geschäftsleitung in einen Gesamtplan zusammengebracht. Hier werden weitere Optimierungspotentiale sichtbar. „Brüche“ im Daten/ Informationsfluss lassen sich erkennen und nach Lösungen suchen.
  4. Als Ergebnis1 entsteht ein „Prozessablaufplan“ der gesamten Firma in der Version 1.
  5. Als Ergebnis2 konnten schon diverse Optimierungspotentiale alleine nur die Arbeit gehoben werden.

Phase 4 Die Zertifizierung und Rezertifizierung

Wenn gewollt/ nötig, wird jetzt der externe Zertifizierer bestellt. Er analysiert die Unterlagen/ Prozesse, gibt Verbesserungsvorschläge und zertifiziert am Ende das System – z.B. in einem Qualitätsmanagement-Handbuch.

Phase 5 Die Umsetzung und Gewinnrealisierung

  1. Bis jetzt ist alles erst in dem QM-Handbuch niedergeschrieben.
  2. Für den optimalen Erfolg ist jetzt eine professionelle Umsetzungsstrategie nötig.
  3. Jeder Mitarbeiter MUSS für seinen Bereich „in die Verantwortung genommen werden“. Es geht um Professionalität und maximalen Erfolg.
  4. Jeder Mitarbeiter bekommt z.B. 15 Minuten täglich, um einen Arbeitsbogen auszufüllen. Ziel ist, die Schwachstellen zu erkennen und die Abläufe für die Mitarbeiter zu verbessern. Mit der Zeit sollte es immer weniger zu bemängeln geben.
  5. Wenn das Ergebnis des Vorschlags einen messbaren finanziellen Vorteil bringt, muss der Mitarbeiter entsprechend großzügig belohnt werden – OHNE WENN UND ABER. Entweder der Mitarbeiter direkt /und oder das Team, wenn es nicht eindeutig einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet werden kann.
  6. Durch die fortwährende Optimierung werden die Potentiale der Firma gehoben und die Fehlerquote rapide gesenkt. Überflüssiges wird vermieden und nach Außen eine hohe Professionalität dargestellt.